Internkontrollsystem

Hensikten med denne prosedyren er å sikre en gjennomføring av oppdrag i GeoNord som ivaretar kvalitet, økonomi, gjennomføringsevne og leveringssikkerhet.

I utgangspunktet skal alle oppdrag, uansett fagområde følge denne prosedyren.
Alle dokumenter det er henvist til er tilgjengelig på Tripletex.
 

1. TILBUD

Første fase ved etablering av tilbud er at tilbudet SKAL registreres i Tripletex med riktig oppdragsgiver og kontaktperson.
Tilbudsfasen skal gjennomføres i hht. sjekkliste 4.1.01, Tilbudskontroll. Sjekklisten skrives ut eller fylles ut og lagres på tilbudskatalogen.
Ved enkle oppdrag kan man generere tilbudet direkte i Tripletex, og sende det til kunden.
Ved mere omfattende tilbud bør man bruke eksempelet som er lagret i dokument 4.1.01.1 Tilbudseksempel.
Tilbudssum og betingelser skal i alle tilfeller registreres og gis et tilbudsnummer i Tripletex.
 

2. BESTILLING

Ved mottak av bestilling sjekkes bestillingen i hht. Notatmalen 4.2.01 Kontroll av bestilling

Deretter skal Oppdragsbekreftelse fylles ut og sendes før arbeidet starter. Oppdragsbekreftelsen produseres direkte fra Kontrakt fanen i Prosjektmenyen på Tripletex.
Ved bestilling uten forutgående tilbudsfase er det ekstra viktig å definere oppdraget så eksakt som mulig i oppdragsbekreftelsen. Ved klart definerte begrensninger eller ved fastprisoppdrag kan vi opprette ordre og skrive ut en ordrebekreftelse som vedlegges Oppdragsbekreftelsen.
Ved pågående prosjekter lages 4.2.02 Ordrebekreftelse/Arbeidsordre fra Notatmal og sendes GN`s prosjektleder og oppdragsgiver/bestiller ved hver delbestilling av tjenester.
 

3. KONTRAKT

I tilfeller hvor det inngås kontrakt med oppdragsgiver skal kontrakten kontrolleres mot 4.3.01 Kontroll av kontraktsbestemmelser
 

4. GJENNOMFØRING AV OPPDRAG

Alle oppdrag skal starte med at man gjennomfører et oppstartsmøte med oppdragsgiver og helst alle som skal delta i oppdraget fra GeoNord. Møtereferat utarbeides vha. 4.4.01 Mal for oppstartsmøte som er lagret under Dokument/Dokumentarkiv i Tripletex. (Dette er en mal som må fylles ut i MS Word) 

Man oppretter deretter 4.4.02 Kvalitets og Kontrollplan for oppdraget ved å genrere et nytt dokument fra Notatmal

Oppdragsleder, og om nødvendig verneombud, avgjør om det skal gjennomføres en SJA. Ved oppdrag som omfatter bruk av båt eller terrengkjøretøy SKAL det gjennomføres SJA. Bruk dokument; 4.4.03 Sikker Jobb Analyse.

Ved behov utarbeides det separate dokumenter vha. 4.4.02.1 Grunnlagsdokumentplan med oppdragslogg og/eller 4.4.02.2 Endringslogg

Hvert oppdrag gjennomfører i hht. aktuell prosedyre.

Prosedyrer er beskrevet i dokumentene 4.4.04.1 - 4.4.04.nn med tilhørende sjekklister.

a) Dokumentasjon
All egenkontroll i oppdraget skal dokumenteres. I kvalitetsplanen (4.4.02) skal det avklares hvilke kontroller som skal gjennomføres.
Dokumentering av utførte oppdrag skal utføres i hht. aktuell standard. I de nasjonale bransjestandardene for geografisk informasjon angis minimumskrav til dokumentasjon og inneholder også eksempler på rapporteringsinnhold.
For hver oppgave i oppdraget skal det utarbeides en rapport som skal lages med bakgrunn i vedtatte rapportmaler for hver oppdragstype/fag. Rapporter genereres og redigeres/fylles ut i Tripletex 

5. LEVERANSER
Alle leveranser skal kvalitetssikres mot aktuell Fagansvarlig. Kontroller at  leveransen er i hht. tilbud, bestilling, oppdragsbekreftelse og eventuell kontrakt.

Leveransen avsluttes med utarbeiding av relevant rapport, innføring av dokumentnavn/filnavn i

4.4.1.5 Kontroll- og leveranseplan, sluttfakturering i hht.  Oppdragsbekreftelse og/eller 4.2.02 Ordrebekreftelse/Arbeidsordre

​